Im Geschäftsleben, insbesondere in der Finanzdienstleistungs- und Versicherungsbranche, ist die Verwendung abgestimmter Geschäftsunterlagen von zentraler Bedeutung. Dokumente wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), Datenschutzerklärungen und Vollmachten bilden das Rückgrat rechtlicher und betrieblicher Abläufe. Sie dienen nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch der Schaffung von Vertrauen und Transparenz zwischen den Geschäftspartnern. Klare und rechtlich einwandfreie Unterlagen sind essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden, die Rechte und Pflichten aller Parteien zu definieren und rechtliche Konflikte zu minimieren.

Im Folgenden wird erläutert, warum diese Dokumente unverzichtbar sind und welche spezifischen Anforderungen sie erfüllen müssen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind standardisierte Vertragsinhalte, die zur Erleichterung des Vertragsabschlusses, insbesondere im Massengeschäft, verwendet werden. Sie umfassen Regeln, die für eine Vielzahl von Verträgen gelten, um den Prozess der Vertragsgestaltung zu vereinfachen. Im rechtlichen Kontext werden AGB und Vertragsformblätter oft gleich behandelt, obwohl sie unterschiedliche Formen der Vertragseinbeziehung darstellen.

AGB gelten nur, wenn sie ausdrücklich oder schlüssig vereinbart wurden. Der Vertragspartner muss die Möglichkeit haben, die AGB vor Vertragsabschluss zur Kenntnis zu nehmen. Dies kann durch nachweisliche Zusendung oder Bestätigung der Übergabe erfolgen. Im Onlinegeschäft ist eine Lesebestätigung notwendig. Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, gelten die AGB nicht. Die Geltungskontrolle prüft die Voraussetzungen der Gültigkeit und den Aufbau der AGB.

Weiters unterliegen AGB einer Inhaltskontrolle, die sicherstellt, dass die Klauseln keine überraschenden oder unüblichen Bestimmungen enthalten und die redlichen Verkehrsgewohnheiten berücksichtigen. Eine Klausel, die den Vertragspartner unangemessen benachteiligt, ist gemäß § 879 ABGB nichtig. Besondere Haftungsregelungen und Verhaltensvorschriften sollten klar definiert sein.

Der Inhalt und der Aufbau von AGB sollte klar und strukturiert sein, um die Rechte des Vertragspartners (insbesondere bei Konsumenten) deutlich zu machen. Dies umfasst unter anderem Regelungen zum Vertragsabschluss, zur Haftung, zur Kommunikation, zum anwendbaren Recht und zur Gerichtszuständigkeit sowie spezifische Regelungen für die ausgeübte Tätigkeit. Besondere Haftungsregelungen und Verhaltensvorschriften sollten klar definiert sein.

AGB werden von Gerichten im Rahmen individueller Rechtsstreitigkeiten oder Verbandsklagen kontrolliert. Wettbewerbsverfahren können ebenfalls zur Überprüfung führen. Unklare Formulierungen und Benachteiligungen von Konsumenten sollten vermieden werden, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung basiert auf der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679), die den Schutz personenbezogener Daten und deren freien Verkehr innerhalb der EU regelt. Ergänzend gilt das österreichische Datenschutzgesetz (DSG). Eine Datenschutzerklärung ist notwendig, um die Verarbeitung personenbezogener Daten transparent zu machen und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur rechtmäßig zulässig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

• die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;

• die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;

• die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;

• die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

• die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

• die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Es gibt keine festen Vorschriften für den Aufbau, jedoch sollten alle relevanten Informationen klar und verständlich präsentiert werden. Zudem sollten gesetzlich vorgesehene Zwecke, wie in § 151 GewO 1994 oder § 174 TKG 2021, berücksichtigt werden.

Bei Anfragen oder Reklamationen sollten Identitätsnachweise verlangt und die geltend gemachten Rechte genau geprüft werden. Die Rechte der Betroffenen umfassen unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Datenschutzbestimmungen können hohe Strafen nach sich ziehen.

Vollmacht

Eine Vollmacht ist die Befugnis, im Namen einer anderen Person wirksam zu handeln. Sie ist nach außen hin die rechtliche Befugnis, während die Ermächtigung das Innenverhältnis zwischen Vollmachtgeber und -nehmer regelt.

Eine juristische Unterscheidung ist notwendig: Die Vollmacht ist die Befugnis nach außen, was laut Formulierung zulässig ist, während die Ermächtigung die Befugnis im Innenverhältnis beschreibt.

Vollmachten sind grundsätzlich formfrei und können mündlich oder schriftlich erteilt werden. Aufgrund des Nachweises gegenüber Dritten ist eine schriftliche Form empfehlenswert. Es gibt keine speziellen Formvorschriften, außer, wenn dies gesetzlich geregelt ist.

Eine Vollmacht sollte die Angaben des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten, den Zweck und Umfang der Vollmacht sowie Angaben zur Gültigkeit (zeitlich befristet oder unbefristet) umfassen. Ort, Datum und Unterschrift sind ebenfalls notwendig. Der Aufbau einer Vollmacht ist wichtig, um die Klarheit und Wirksamkeit sicherzustellen.

Der Gegenstand der Bevollmächtigung sollte möglichst genau festgelegt werden. Bei mehreren Tätigkeiten sollten alle in den Umfang aufgenommen oder jeweils eigene Vollmachten erstellt werden. Besondere gesetzliche Regelungen, wie die in § 45 VersVG für Versicherungsvermittler, müssen beachtet werden. Der Inhalt einer Vollmacht sollte präzise und umfassend sein, um Missverständnisse und rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Unklare Formulierungen und ungültige Regelungen wie Unkündbarkeit sollten vermieden werden. Die Darstellung des Umfangs sollte klar und präzise sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Es ist wichtig, alle wesentlichen Merkmale des Aufbaus und der Inhalte zu berücksichtigen und zwingend ungültige Regelungen zu vermeiden und die spezifischen rechtlichen Anforderungen und Bestimmungen in den jeweiligen Bereichen zu berücksichtigen, um rechtliche Konflikte und Sanktionen zu vermeiden.

Fazit

Abgestimmte Geschäftsunterlagen wie AGB, Datenschutzerklärungen und Vollmachten sind im Finanzdienstleistungssektor unerlässlich. Sie gewährleisten rechtliche Sicherheit, Transparenz und Vertrauen. AGB standardisieren Vertragsbedingungen, Datenschutzerklärungen sichern den datenschutzkonformen Umgang, und Vollmachten regeln rechtliche Handlungen klar. Unternehmen sollten diese Dokumente sorgfältig erstellen und regelmäßig aktualisieren, um rechtliche Konflikte zu vermeiden und das Vertrauen der Geschäftspartner zu stärken.

Weitere Informationen und Anregungen zur Gestaltung von Geschäftsunterlagen finden Sie in unseren Guidelines: https://www.hoeher.info/guidelines/.

Wiener Neustadt, am 20.06.2024

Bild: pressfoto / Freepik, 20.06.2024